成都大成檔案管理咨詢有限公司
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檔案工作的數字化建設是順應潮流，適應時代發展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神建設服務。
檔案數字化是數字檔案建設***基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰、提高管理水平、提高效率、增強檔案部門的服務水平、為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。
完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數字校對、數字質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。
主要采用方式
主要方式是采用快速掃描技術和高倍率的圖像壓縮技術對檔案進行原文原貌的數字化加工和保存，并建立計算機化的檔案資料目錄信息。
主要存儲方式
數字化資料存儲采用移動硬盤與集中服務器兩種方式。移動硬盤主要用于檔案數字化數據存儲與備份；數據加工完畢后，負責將數據導入“檔案管理系統”中。
工作流程圖
業務流程及質量要求
1、領取檔案
（1）、操作規范
a、從甲方領取檔案：由雙方檔案交接人員當面清點需要領取的檔案案卷號、數量，并打印檔案交接清冊兩份，雙方簽字確認后，各執一份。
b、做好收發記錄表。
c、內部領取檔案：加工過程中，操作人員必須在收發記錄表上對所領取的檔案簽字并記錄領取和歸還時間。
（2）、質量要求
a、在與甲方交接檔案的時候，一定要做到******無誤，不允許出現缺檔案和多檔案的情況發生；
b、檢查檔案號是否重復，不要有重號和漏號的情況出現，以免對以后的工作造成影響；
c、內部人員在加工過程中領取檔案要作好相應的記錄，******隨時都能知道某卷檔案目前的加工狀態和實物檔案所在的位置。
2、前處理（包括拆檔、裱糊等）
（1）、操作規范：將原檔案拆開，去釘等，并將其分成獨立的頁以便掃描；對有破損等情況的檔案進行裱糊。
（2）、質量要求：要將檔案中所有的金屬物去除，檔案要拆分成獨立的頁，不得有粘連的情況，以方便掃描。在拆檔案的過程中要注意保護原始檔案，不能在拆檔案的過程當中對原檔案造成人為的損壞；對已破損，裝訂邊過小導致裝訂后會壓字的，以及客戶要求的其它需要裱糊的檔案進行裱糊。裱糊前應檢查卷內頁碼編寫是否正確，如有錯編、漏編的應返回重新編寫；不損壞原載體和字跡及其他歷史痕跡；檔案的拆卷與裝訂要確保檔案順序與裝訂前一致，無漏頁，反頁，倒頁等情況。
（3）、質量控制：前處理各工序的質量由掃描人員在掃描過程中進行監督，并由項目負責人員作不定期的抽查，發現問題及時責令相關人員改正，并將錯誤記錄上報公司作相應的處罰，以控制其質量。
3、掃描
（1）、操作規范：掃描人員首先找到自己將要掃描的檔案，并在收發記錄表上找到對應的檔案填寫領取日期并簽字，然后將所領檔案用公司的單機掃描程序進行掃描。
（2）、分辨率：案卷正文大于等于300dpi，封面大于等于300dpi，圖片照片為300dpi。
針對紅頭文件和蓋有公章的進行彩色掃描處理，彩色圖像存儲格式為：JPG，掃描出來的圖片文件以檔號命名，做到層次清晰、直觀，圖像文件以“0008.jpg”格式命名，并存放到本機硬盤。在掃描過程中，不要對原檔案造成損壞；仔細檢查掃描的檔案是否有夾頁，避免有漏掃或重掃的情況發生；并應根據不同的檔案質量（字跡的清晰度）隨時對掃描亮度、對比度以及圖像尺寸進行調節，以確保掃描出來的圖片字跡清晰，亮度合格，圖像完整；掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大。
（3）、質量控制：掃描圖像的質量由質檢人員對其進行全面監督，發現問題及時指正，并做好相應的記錄報送本項目負責人。項目負責人責令其及時改正錯誤并根據公司的相關規定對其進行相應的處罰。
4、質檢
（1）、操作規范：對已經完成掃描的檔案電子圖像使用公司的單機質檢程序進行逐頁的質量檢查，包括頁碼、亮度、字跡的清晰度、分辨率、掃描格式等，質檢后的成品數據保存到本地硬盤。
（2）、質量要求：質檢人員在質檢的時候，查仔細檢查其頁碼是否正確，有無掃錯頁、掃漏頁以及掃重頁等情況；掃描的頁面是否完整，亮度是否合格，字跡是否清晰以及分辨率是否為300DPI，掃描格式、文件命名格式是否達到客戶要求。還要對掃描人員的各種錯誤作相應的記錄，及時反饋給相關負責人和掃描人員，以便及時更正其錯誤，項目負責人也可以以此來了解本項目目前的運行狀況，隨時作出調整。
（3）質量控制：質檢后的成品數據由項目負責人對其進行抽查，若發現問題及時通知相關人員，責令其改正。并做好相關記錄上報公司，按公司的規章制度對相關人員進行重罰。
5、 OCR識別(根據單位或行業要求)
運用******的OCR識別軟件，對掃描的圖像進行文字識別
6、綜合、備份
（1）、操作規范：將復核完成和掃描質檢完成的數據用公司的單機綜合程序綜合到一起，形成獨立的備份數據，成為***終的成品光盤數據。
（2）質量控制：復查人員要對每一卷成品數據里面的數據進行抽查，******成品數據盤的質量。并由項目負責人對數據盤進行質量抽查，若發現問題，及時通知相關責任人改正，并做好相關記錄上報公司，按公司相關制度進行重罰。
7、掛接
（1）、操作規范：將質檢的成品數據使用公司的識別程序，轉換成文件相應命名格式，數據存儲到本機硬盤里面。
（2）、批量掛接：掛接按照新標準使用批量掛接方式掛接。掛接后的數據能進行正常的閱讀和利用。
8、裝訂還原
（1）、操作規范：將數字化加工工作完成的原始檔案按要求進行裝訂還原。
（2）、質量要求：裝訂過程中，要注意對原始檔案的保護。裝訂后要三孔一線，以左、下取齊，并檢查有無掉頁等情況。
（3）、質量控制：裝訂還原檔案的質量由項目負責人或指定專人進行抽查，若發現問題，及時責令相關人員改正，并做好相關記錄上報公司。按公司規章制度進行處罰。
9、 歸還檔案
（9）、操作規范：將數字化加工完成并裝訂還原好的檔案清點數量，將檔案搬運至甲方庫房，按檔案領取清單順序歸還給甲方。
（2）、質量要求：我方檔案交接人員先把需要歸還的檔案排序，清點數量，準備好檔案交接清冊與甲方交接人員進行檔案交接工作。
（3）質量控制：雙方分別清點歸還檔案數量，若雙方清點數量一致方可在交接清冊上簽字確認歸還，確保檔案交接不會出現差錯。
10、條形碼張貼(法院檔案要求)
（1）條形碼為16位阿拉伯數字組合，其中前6位按《各級法院代字表》編碼，后10位為檔案編碼。
（2）條形碼大小規格為50mm×30mm，外觀為白底黑色條紋。
（3）條形碼橫向居中加貼在卷宗上端位置，并預留2mm上邊距，粘貼要牢固、美觀。
（4）條形碼進行流水編號，從“0000000001”號開始，一個檔案編碼對應單一的卷宗實體，不間斷、不重復。如四川省******人民法院的起初檔案條形碼為5100000000000001。
（5）加貼條形碼以卷為單位，每一卷檔案實體加貼一條條形碼，一卷一碼。檔案一個案件有多卷的，須分別加貼條形碼。
（6）條形碼編號一經分配，不得更改，保持案卷和編碼的永遠匹配性。
（7）當粘貼條形碼的案卷出現移交、銷毀、滅失等情況時，其相對應的條形碼編號應空置不用，不得重新分配給其它案卷。
（8）條形碼粘貼應根據法院檔案在庫房的實際排架順序依次加貼，若因歷史原因導致案號、檔號有缺號的，條碼順序保持不變，不需預留編碼。
（9）法院庫藏檔案數字化工作中，條形碼粘貼要在拆卷前完成。
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